Cada vez mais empresas entendem a importância de visualizar a área de contabilidade a partir de um ponto de vista mais estratégico, é desse crescimento de compreensão da relevância desse setor que o conceito de gestão contábil é elaborado.
O papel da contabilidade está sendo revisitado por muitos empreendedores que passam a não enxergar mais essa área apenas como um resolvedor de questões burocráticas e legais, mas com um setor estratégico, complexo e desenvolvedor de soluções como outros.
Esse novo olhar surge junto e como uma consequência da implementação de ferramentas digitais e rotinas de trabalho mais dinâmicas e integradas, resolvendo as questões mecânicas e de papelada de forma mais rápida e passando a agir ativamente no dia a dia.
Para entender como uma empresa de manutenção ar condicionado portátil pode utilizar o seu setor de contabilidade de forma mais eficiente e garantindo um maior contato com a sua base é preciso aplicar essas ferramentas e analisar os seus impactos dentro da rotina diária.
Quando se fala de uma fábrica, é simples de entender por que os seus gestores têm como palavra de ordem a aceleração de todos os processos, afinal esse aumento da velocidade vai afetar diretamente o quanto é produzido e o seu custo final ou a margem de lucro.
Já quando o assunto passa por um escritório de contabilidade esse raciocínio passa um pouco mais distante apesar de ser fundamental. Mais velocidade significa uma destinação mais inteligente de recursos e uma otimização que reduz muitas perdas.
Junto com a otimização das ferramentas utilizadas é preciso realizar uma transformação completa do método de trabalho no dia a dia, ao desenvolver esses novos processos as empresas tendem a digitalização viabilizando até o trabalho remoto mais qualificado.
As ferramentas mais eficientes na gestão contábil
Organização e busca por ferramentas que aumentam a eficiência são dois elementos fundamentais em qualquer mercado, tanto uma empresa de vidro laminado espelhado quanto um escritório ou setor de contabilidade devem investir nesse padrão.
Dentro da realidade da contabilidade ainda é mais importante buscar e primar pela otimização das tarefas do dia a dia, uma vez que não é uma área produtiva, mas sim administrativa e burocrática.
Pela própria natureza do setor, qualquer mudança construtiva vai agregar benefícios reais e impactos muito sensíveis no cotidiano de trabalho. Entre as ferramentas de gestão e otimização que podem ser aplicadas é possível destacar as seguintes:
- Software de gestão;
- Nuvem de armazenamento de arquivos e aplicações;
- Certificado digital;
- Plataformas de gestão de tarefas;
- Sistemas otimizados de cobrança;
- Ferramentas para comunicação.
Muita gente ainda imagina a área contábil de uma empresa apenas como um setor que tem a responsabilidade de cumprir obrigações legais, mas é importante lembrar que dentro de uma empresa de máscara preta personalizada ela também tem uma função estratégica.
Isso significa dizer que, para uma empresa chegar até os resultados desejados, ela deve investir na otimização dos processos da área da contabilidade para assim encontrar melhores soluções dentro da contabilidade para maximizar os retornos.
Software de gestão
A gestão é um elemento fundamental de qualquer empresa e de qualquer sistema produtivo, inclusive dentro de um setor ou de um escritório inteiro de contabilidade. Dentro dessa área muitas vezes existem diversas tarefas relacionadas e equipes amplas atuando.
Para que o trabalho flua da melhor maneira possível é essencial que as empresas conectem todos os profissionais dentro de uma plataforma para que o desempenho seja estruturado e acompanhado e para que todos estejam na mesma página ao longo do trabalho.
Um dos principais efeitos da implementação de um sistema de gestão é a diminuição sensível da incidência de erros tanto na gestão de tarefas coletivas quanto nas ações individuais de cada profissional do setor.
Nuvem de armazenamento de arquivos e aplicações
Por muito tempo foi possível identificar o setor de contabilidade de uma empresa de terapia alimentar infantil a partir dos grandes arquivos de papel e pastas que rodeavam as mesas, contudo, a digitalização é uma realidade cada vez mais essencial dentro desse mercado.
Um segundo passo depois da digitalização de arquivos foi o aumento da capacidade de uma empresa de realizar ações por meio da nuvem. Essa tecnologia passou a ser implementada como uma forma de armazenar arquivos, mas com o tempo ganhou novos usos.
Seu uso principal segue sendo o armazenamento de informações e documentos, nesse sentido a tecnologia se destaca por garantir segurança e privacidade dos dados a um baixo custo e com muita acessibilidade independente da hora e do local.
Outro uso cada vez mais frequente dessa tecnologia está associado aos aplicativos e programas essenciais ou auxiliares no dia a dia de um escritório que ocupam muita memória ou exigiam dos processadores e agora podem ser executados em nuvem.
Certificado digital
Essa ferramenta já é bem mais popular até para escritórios menos atualizados que em algum momento a alguns anos precisaram se adaptar a esse novo recurso. Essa ferramenta é o certificado digital e o seu impacto foi muito significativo.
O certificado digital de uma empresa de assentamento de pastilha corresponde a um arquivo eletrônico que tem a validade equivalente a uma assinatura para fatores jurídicos, esse recurso garante o trabalho de forma eficiente, segura e conectada com a dinâmica.
Dentro da contabilidade algumas das capacidades como o fornecimento de autenticidade, confidencialidade e integridade das informações são essenciais, por isso as empresas utilizam o certificado digital em sua grande maioria.
Plataformas de gestão de tarefas
Além da gestão geral de um escritório ou de um setor de contabilidade dentro de uma empresa de instalação de portão de alumínio branco é muito importante que sejam implementados métodos e ferramentas para a organização das tarefas e micro tarefas.
A contabilidade é uma área de trabalho cheia de diversos prazos e processos que demandam certa espera e também respostas rápidas, quando essa organização é levada a sério a tecnologia se torna um fator fundamental.
A demanda por esse tipo de organização é tão grande nos dias de hoje que muitas empresas investem em softwares compartilháveis que organizam esse setor tanto para um empreendedor individual da área de contabilidade quanto para um escritório mais robusto.
Sistemas otimizados de cobrança
Quando se fala de um serviço como a contabilidade é importante pensar que, além dos processos de trabalho realizados no dia a dia, existem um grande conjunto de questões que giram em torno do trabalho e podem gerar dor de cabeça quando não recebem atenção.
Dois desses processos que mais geram dor de cabeça são a gestão dos relatórios de sucesso do cliente e a cobrança de mensalidades. O eterno dilema de “casa de ferreiro, espeto de pau”, segue cada vez mais real para muitos escritórios de contabilidade.
Cuidar dos próprios quesitos internos de contabilidade não é algo que pode ser negligenciado, mas sim deve ser otimizado com o uso de ferramentas que automatizam ou dinamizam essa gestão no dia a dia.
Ferramentas para comunicação
Por mais que pareça uma atividade muito formal, é muito importante entender que a comunicação está permeando diversos processos da contabilidade e dentro de um mundo digital, esse setor deve se esforçar ainda mais nesse ponto.
Por exemplo, uma comunicação mais eficiente com seu cliente que é uma empresa de conserto de microondas vai fazer toda a diferença no dia a dia.
É de grande importância criar um espaço aberto para que haja troca de informações e alinhamento de ações vai reduzir muito os ruídos ao longo do tempo.
Considerações finais
Muitas pessoas e até gestores de grandes negócios ainda veem o setor de contabilidade apenas como um grupo de profissionais que vai lidar com questões burocráticas e legais dos empreendimentos.
Contudo, cada vez mais as empresas que seguem a frente de seus respectivos mercados e com as melhores margens de faturamento, como uma empresa paisagismo e jardinagem, são aquelas que conseguem fazer esse e outros setores renderem mais.
Além disso, essas empresas melhoram seus lucros internos e auxiliam e permitem os setores de contabilidade a criarem ações estratégicas para o seu desenvolvimento.
O setor de contabilidade, por mais que muitas vezes possa ser negligenciado por empreendedores menos atentos, é um daqueles que mais podem contar com recursos de otimização do seu dia a dia e da sua estrutura de trabalho e suas demandas.
Melhorar apenas os profissionais do setor muitas vezes não é o suficiente para causar um impacto real no desempenho do setor, além do preparo é muito importante investir em ferramentas, em especial as digitais, que melhoram a dinâmica de trabalho.
Faz muito tempo que os setores de contabilidade passaram de espaços cheios de papelada e documentos para um espaço de trabalho quase em sua totalidade digitalizado, inclusive são uma das áreas mais receptivas ao trabalho remoto e a dinâmica conectada nas redes.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
