O livro caixa é um documento essencial para um empreendimento, independentemente da segmentação na qual se está atuando, porque ele está ligado diretamente ao financeiro da empresa, especificamente ao que entra e ao que sai em relação ao capital financeiro.
Com esse documento, é possível se ter registrado o que entra e o que é pago diariamente, semanalmente, mensalmente ou de forma anual.Portanto, a organização é uma ação importante quando se trata desse documento.
Por isso, se uma empresa de salgados para lanchonete para revenda decide adentrar no mercado, é fundamental que se tenha um livro caixa para ajudar no controle de operações e outros procedimentos envolvendo o financeiro.
Embora seja muito utilizado dentro do mercado, o livro caixa também pode ser uma forma de controle das finanças pessoais, principalmente por ser algo adaptável tanto a cenários sociais como a empresariais.
Caso uma empresa deseje usar o livro caixa, é fundamental saber qual é a sua importância para as operações cotidianas da empresa e até mesmo os modelos de empresa em que esse modelo de livro se faz fundamental.
Para que, assim, as formas de preencher corretamente sejam compreendidas, principalmente porque em alguns momentos o que é livro caixa e o fluxo de caixa podem ser confundidos, portanto a compreensão deve ser maior.
Quanto mais uma empresa de rastreador para carros com chip de celular souber sobre as funções e como o livro caixa agrega valores a suas ações, maiores são os resultados que podem ser conquistados pelo empreendimento.
A importância do livro caixa
A contabilidade de um empreendimento deve conter uma série de registros para auxiliar determinadas ações já em prática da organização e, também, novas, que necessitam de um acompanhamento para saber se irão impactar financeiramente ou não o negócio.
A importância em torno do livro caixa está no fato de que por meio dele é possível saber tudo sobre os pagamentos e as formas que foram realizadas, seja em dinheiro, transferências bancárias ou em cheques.
Isso funciona à mesma forma que o pagamento de contas fixas como água, luz, internet, aluguel e outras que a empresa de transporte terrestre de carga seca possuir em seu funcionamento.
Até mesmo materiais necessários para a fabricação ou embalagem do produto podem ser contabilizados dentro desse formato de documento, incluindo o pagamento de funcionários ou de serviços terceirizados.
De modo geral, o livro caixa ajuda a empresa a ter uma maior regularidade e acompanhamento do que é necessário estar em dia para que, desse modo, os caixas não fiquem no vermelho.
Portanto, quanto maior for a compreensão e mais atualizado esse documento estiver, maiores se transformam os resultados que a empresa pode obter com o livro caixa.
Diferenças entre livro caixa e fluxo de caixa
Embora possa haver algumas confusões tanto na hora da confecção como na compreensão antes da elaboração do livro caixa, o fluxo de caixa é uma ação diferente, mas que ainda assim uma empresa pode realizar.
Com o livro caixa, o que fica registrado é o que a empresa recebe e paga em um determinado período que, por sua vez, ajudará nas contabilidades e na gestão financeira que o empreendimento de aluguel de sala de estudo possui.
Em contrapartida, o fluxo de caixa é considerado aquele que recebe transações financeiras da empresa em suas atividades operacionais, financiamentos ou até os investimentos que foram feitos.
Também podendo operar como uma previsão futura para os caixas da empresa, oferecendo um maior controle antes da ação ser realizada dentro daquele momento e, também, podendo, ainda, descomplicar outras operações.
Por isso, é fundamental se ter o conhecimento do que é o livro e o fluxo, visto que o segundo é operado em tempo real, enquanto o primeiro está focado em registros que ajudarão posteriormente.
Boa parte das ações que são realizadas no fluxo podem ser contabilizadas no livro posteriormente, e, assim, a empresa pode ter um maior controle de suas operações financeiras, para que não haja imprevistos futuros que resultem em um caixa vermelho.
Quais empresas devem criar este livro?
Podendo ser usado por empresas de diferentes segmentos e portes, desde uma pequena de locação de cão de guarda até uma empresa referência do segmento de cosméticos, o livro caixa deve ser feito de todo modo corretamente por ambas.
Ou seja, entradas, saídas, pagamentos, recebimentos ou outras atividades financeiras que forem sendo feitas, algo totalmente opcional para o negócio, mas que, ainda assim, podem fazer uma diferença quando são utilizados.
Contudo, algumas empresas devem fazer declarações de fluxo de caixa quando atingem uma receita bruta anual. Esses negócios são os que trabalham sob o regime tributário Simples Nacional, cujo valor bruto é de R$ 4,8 milhões.
Essas são obrigadas a fazerem declaração de um fluxo de caixa, e, por isso, a criação do livro nestes casos é fundamental para ajudar em uma futura operação, visto que todos os valores são encontrados nesse documento.
Portanto, independentemente do setor em que se opera, o livro caixa é adequado para cada mercado e contribui para operações envolvendo tributos e leis que deixam a empresa regularizada de forma fiscal, para que atue sem grandes empecilhos.
Como preencher um livro caixa?
Para que um empreendimento de letra caixa iluminada com led possa preencher o livro caixa corretamente, alguns pontos são fundamentais de serem distinguidos, sendo eles:
- Data;
- Histórico;
- Entradas;
- Saídas;
- Saldo final.
As datas que devem constar no livro caixa possibilitam uma organização mais cronológica das operações, além de oferecer um maior controle para acessos futuros, podendo ter separações diárias, semanais ou mensais.
Já o histórico é o local em que são registradas as transações e o porquê delas terem sido feitas, devendo ser especificadas, em ambos os casos de saídas ou de entradas, para a empresa ter um maior controle quando for refazer ou consultar alguma operação.
Com as entradas, tanto o débito em conta como o que foi recebido em dinheiro vivo deve ser contabilizado, para que a saída seja também definida. Porém este segundo tendo o crédito na conta como contabilidade.
O saldo final da operação é o balanceamento e o indicativo das diferenças entre a entrada e saída que a empresa de chapa perfurada alumínio teve em período mais específico, podendo até mesmo ser feito um cálculo para se chegar no resultado.
A operação é realizada com o saldo anterior somado ao que foi recebido e subtraído pelos pagamentos que foram realizados, chegando, desse modo, ao resultado final.
Por exemplo, se o saldo anterior era de R$ 5.000, os recebimentos do mês foram de R$ 4.000 e os pagamentos foram totalizados em R$ 2.500, o saldo final do livro caixa naquele período será de R$ 6.500, e este valor terá importância no fechamento anual da empresa.
Com esses dados, a organização do livro caixa torna-se ainda mais fácil de ser compreendida quando colocada em forma de linha, fazendo com que a visualização seja ainda melhor.
Transações de pagamentos que envolvam cheques devem ser anotadas no dia que forem efetuadas, mesmo sendo pré-datadas ou vendas a prazo.
A elaboração do livro caixa de uma fabricante de batedor de calda de sorvete pode ser feita com a ajuda de softwares, que, por sua vez, são atualizados com maior constância. Com isso, faz que o empreendimento o elabore melhor posteriormente.
Ferramentas virtuais são contribuintes para o preenchimento do livro caixa especialmente quando muitas operações são feitas virtualmente, por isso, quanto mais a empresa buscar por ajudas tecnológicas, melhores acabam sendo os resultados.
A realização de backup também é uma forma de trazer segurança para o livro caixa, caso seja feito digitalmente. Portanto, a empresa deve sempre buscar formas que sejam seguras para as suas operações.
Considerações finais
O livro caixa é um documento fundamental para a contabilidade de um empreendimento, especialmente porque é neste em que há um registro do que entra e o que sai, além de, também, ajudar a saber o saldo final do empreendimento no fim do mês.
Sendo algo que pode ser feito por diferentes segmentos de mercado e tamanhos de empresa, o livro caixa deve ter datas e históricos das operações para a compreensão ainda mais aprofundada das operações.
Assim, tudo o que for necessário será pago pela empresa para que suas ações funcionem, como tributos de legalização de operações, pagamentos de funcionários e serviços terceirizados ou de matérias-primas dos produtos.
Portanto, quanto maior for a compreensão dos elementos que compõem o livro caixa, maiores são os resultados durante as operações e em ações futuras da empresa, garantindo, assim, um controle que faz com que o caixa não fique no vermelho.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
