7 dicas de como gerenciar um escritório contábil

7 dicas de como gerenciar um escritório contábil

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Ter um escritório contábil se tornou quase um pré-requisito essencial para todas aquelas pessoas que atuam na área e desejam dar um grande salto profissional, saindo do anonimato e passando a trabalhar com uma autoridade mais solidificada.

Por este motivo, estar atento àquilo que é necessário para bem trabalhar nessa área é fundamental. E existem muitas coisas para serem pensadas até mesmo antes de comprar os móveis para escritório de contabilidade.

Tendo isso em vista, não adianta começar pelos pontos estratégicos mais complexos, ou mesmo decidir mudar tudo radicalmente e de uma vez só, se aquilo que é mais importante e básico não foi construído ainda. É preciso, antes de mais nada, pensar no cliente.

É por esta razão que este tema será tratado neste artigo. E, para mostrar que até mesmo uma empresa terceirizada do ramo tem o seu valor, esse assunto será dividido da forma adequada para contemplar todo o básico necessário.

Conceituando o que é o gerenciamento contábil, mostrando a importância de possuir um e contextualizando como este novo ideal poderá ser realizado na vida do profissional do ramo, será possível trazer para perto de si aquilo que falta para concretizar tudo isso.

Por fim, e para que se possa pensar logo em seguida nas coisas secundárias, como uma camisa social uniforme, o texto irá finalizar com sete dicas para gerenciar um escritório contábil da maneira mais eficiente que for possível.

Em que consiste o gerenciamento contábil?

No que diz respeito à gestão contábil, é preciso existir a consciência de que toda empresa exige do gestor um considerável esforço para que variantes como o atendimento ao cliente e a taxa de lucro possam convergir de forma favorável.

É preciso ter em mente, para entender do que se trata esse tipo de administração, quando da gestão de uma corporação, que haja uma grande atenção para com as peculiaridades do próprio setor em questão.

A gestão de um escritório contábil é aquilo que há de mais importante para a organização do trabalho desse profissional e para a dinamização das entregas que são feitas aos clientes que confiaram nesta pessoa.

O segmento contábil é um dos que exigem algumas maneiras que são próprias de gestão, de forma que se faz extremamente necessário possuir esse conhecimento, ainda que fosse para fazer a contabilidade de uma simples empresa de bolsa de tecido personalizada.

Com uma rotina que contempla o gerenciamento de questões envolvendo pessoas físicas, ou mesmo outras empresas, este tipo de escritório também necessita manter o foco sobre a forma como integra os seus setores, para que seja possível alcançar os objetivos.

Para que se consiga obter fortalecimento, expansão de mercado, ou mesmo outras metas estipuladas, essas necessidades primárias de organização precisam estar em dia.

Em uma época na qual, cada dia mais, os escritórios exigem que os contadores dêem conta de atender diversos clientes de forma simultânea, a rotina contábil se converte em algo cada vez mais fundamental para que os serviços possam ser feitos com qualidade.

Os profissionais de um escritório de contabilidade podem passar por dificuldades para se colocar no cenário do atual mercado quando o seu gerenciamento não acontece de forma satisfatória.

Do mesmo modo, tanto para estudantes que estão se preparando para atuar com contabilidade quanto para os profissionais que já estão consolidados na área e que já atuam nas companhias, é necessário começar a agir.

Mesmo para aqueles que almejam montar o seu próprio negócio, é necessário levar em conta que a melhor forma de gerir um escritório de contabilidade é começando com o método certo.

Da mesma forma como não se monta uma empresa de serviços de hidráulica e elétrica do dia para a noite, sem planejamento, não é possível esperar que algo grandioso venha surgir de um projeto de atuação na contabilidade que seja mal feito.

Importância de ter um gerenciamento contábil

O tempo, para diversos profissionais contábeis, muitas vezes constitui um verdadeiro inimigo. É bastante normal, inclusive, ouvi-los falarem, constantemente, que um dia de trabalho parece não possuir tempo o suficiente para lidar com todas as tarefas diárias.

Entretanto, quando a rotina é feita de forma adequada, os gargalos que impedem o fluxo produtivo são retirados, e isso impacta em mais tempo para fazer o que realmente é necessário.

A rotina bem determinada também possui um impacto considerável na produtividade, e isso é muito importante neste ramo.

Com métodos bem estabelecidos, a carga de trabalho é diminuída de forma considerável, e torna-se possível entregar as tarefas com muito mais eficiência, e no tempo restante ou ocioso realizar tarefas como análises tributárias, consultorias ou até mesmo resolver questões mais simples como passar no chaveiro 24 horas.

Outro ponto fundamental é que a rotina contábil irá turbinar a satisfação do cliente, uma vez que ele será atendido com agilidade e de forma satisfatória.

O dia a dia de um contador é, de certa maneira, semelhante à rotina enfrentada pelos seus próprios clientes.

Da mesma forma como ocorre com eles, há importantes pendências a cumprir com o caixa para manter o controle financeiro e também com a gestão dos recursos humanos. Mas os desafios de gestão possuem particularidades importantes em um escritório contábil.

A questão é particularmente complexa nos escritórios com mais de uma unidade. Por um lado, existe mais chance de reter talentos e de ter acesso a um grupo maior de consumidores.

Por outro, quando as mais distintas ramificações do negócio não conversam entre si, podem aparecer comportamentos ruins, tais como a culpa e a inveja.

Porém, não é necessário ter mais de um escritório contábil aberto para essa situação desagradável aparecer.

Mesmo uma pequena companhia pode enfrentar ruídos de comunicação que ocasionam problemas à integração e prejudicam os resultados.

Para contornar esse desafio, é necessário definir quem são os líderes de cada uma das unidades, setores ou áreas e o envolver em uma discussão maior, que considere os interesses da companhia de contabilidade.

O foco precisa estar na melhoria dos processos internos, tendo como resultado a concretização das metas que forem estabelecidas, uma vez que esse tipo de organização é necessária até mesmo em uma empresa de lavagem a seco de cortinas.

Passo a passo para ter um bom gerenciamento

Por fim, e para que seja possível fazer um trabalho bem feito, é interessante apontar sete dicas para ter um bom gerenciamento contábil:

  1. Começar pelo básico;
  2. Definir um cronograma;
  3. Construir um relacionamento com os clientes;
  4. Fazer uso de plataformas de organização;
  5. Salvar os documentos na nuvem;
  6. Automatizar os processo rotineiros;
  7. Diminuir os riscos.

Para começar o planejamento de uma gestão contábil, é necessário organizar o escritório de modo prático, para ter mais clareza dos seus processos e pendências da rotina contábil.

Por essa razão, é muito importante organizar os clientes de acordo com o enquadramento fiscal, porte da instituição e complexidade das obrigações que eles representam para a companhia contábil, por exemplo.

Afinal, acompanhar o calendário de pendências de todos os enquadramentos fiscais é uma das atribuições mais importantes no escritório.

Outro ponto primordial é aprimorar o suporte e atendimento ao cliente. Esta é uma forma íntegra de verificar como anda a satisfação dos seus clientes em relação às entregas dos serviços.

Afinal, saber, de forma objetiva, no que é possível melhorar, é um dado muito valioso de mercado. Isso possui uma importância tão grande quanto fazer um exame toxicológico admissional.

É bom procurar sempre fontes de conteúdo que possam ajudar nesse longo processo. A contabilidade está mudando bastante, assim como o mundo todo. E se capacitar e conhecer o que outros contadores e companhias estão fazendo nunca foi tão necessário.

Parecem informações óbvias para aqueles que não atuam de verdade na área, ou para outros que não tem esse tipo de controle, e que certamente perderão as obrigações fiscais de um ou outro cliente.

Contudo, fazer a gestão do escritório contábil também envolve a diminuição dos riscos. Pois, fazendo tudo de forma manual, de cliente a cliente, a chance de retrabalho é muito maior.

De forma especial, porque existem muitos clientes que deixam para entregar as peças de documentos necessários sempre em cima da hora.

Para não gerar multas e penalizações, muitos acabam fazendo tudo de última hora, fazendo plantão até conseguir terminar tudo e é justamente isso que a pessoa que está se profissionalizando quer deixar de passar.

Considerações finais

As pendências do ramo de contabilidade podem chegar a volumes tão grandes, a ponto de sufocar os profissionais, de forma que a otimização da organização se faz mais necessária do que nunca, sobretudo no atual cenário do mercado mundial.

Conhecer bem o contexto do gerenciamento contábil, bem como a sua importância e as melhores formas de fazê-lo é essencial para atuar bem nesta área.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

 

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